Bilginin Haritalanması

Bir organizasyon içinde bilgiye 2 temel nedenden dolayı ihtiyaç bulunmaktadır.

1. Belirlenmiş ve üzerine anlaşılmış hedeflere ulaşmak için doğru kararları vermek, aksiyonları planlamak ve kaynakları yönetmek.
2. Kararların hayata geçirildiği zaman aralığında beklenmedik problemlerle karşılaşıldığında, alınan aksiyonların doğruluğundan emin olmak.

Bilgi bir organizasyon veya ağ içinde ‘örtük’ ve ‘belirgin’ formatında yer alır. Örtük bilgi, deneyime dayanan, dokümantasyonu yapılmamış ve kişinin kafasında yer alarak söze dökülmemiş bilgidir. Belirgin bilgi, bilgi yönetim süreçleriyle dokümante edilerek kayıt altına alınmış ve ihtiyaç duyanların erişimine açılmış bilgi formatıdır. Örtük ve belirgin bilgiler iç içe geçmiş olabileceği gibi, birbirleriyle uzaktan ilişkili de olabilir. Örnek vermek gerekirse, saha satış ekibinin inatçı bir müşteriye yönelik bulduğu yerel bir davranış kalıbı bir başka bölgede kabul görmeyeceği gerekçesiyle veya tamamen umursamazlıktan dolayı örtülü kalmış olabilir. Bu bilginin zaman içinde yaratacağı ciro kaybı ancak bilgi belirginleştirildiğinde gözlemlenebilecektir.



Bilgi yönetim sistemlerinin bir hedefi de örtük bilgiyi belirgin bilgiye dönüştürüp kayıt altına alarak, değerli bilgi ve kaynaklarını ağ üyelerinin erişimine açmaktır. Teknoloji destekli database ve LMS (Learning Management System) gibi araçlarla bilginin yönetimi, güncellenmesi ve paylaşılması stratejik bir yaklaşımdır. Organizasyonun etkin ve verimli işlemesini engelleyen problemlerin belirgin bilgi kaynaklarıyla çözülememesi, belirgin bilginin güncellenmesi gerekliliğini işaret edebileceği gibi problem çözmede kullanılan modellerinde hatalı olabileceğinin sinyalidir. Belirgin bilginin en maliyetsiz güncellenme yolu örtük bilgiye ve/veya problem çözme modellerine ulaşılmasının yolu ‘bilgiyi haritalamaktır’.
 
Bilgi haritalamasında aşağıdaki sorulara verilecek cevapların bir araya getirilmesi çok önemlidir.

Bu kararlar alınırken hangi araçları kullandık ?
Bu kararları alırken hangi yetenekleri kullandık ve bu yetenekler nasıl elde edildi ?
Bu kararları alırken hangi kısa yolları (höristikler) ve pragmatik yaklaşımları gösterdik ?
Bu kararları alırken hangi deneyimler zaman ve bağlam açısından ön plana çıkmakta ?
Bu kararların bazıları diğerlerine kıyasla niçin daha başarılı oldu ?

Bu cevaplar bize organizasyonun karar vermede kullandığı araçların, yetkinliklerin, höristiklerin, deneyimlerin ve doğal yeteneklerin haritalanmasını sağlar. Bu soruların organizasyonun en küçük ağlarına kadar indirgenmesi, örtük bilginin büyük ölçekte belirginleştirilmesini sağlar. Bu sürecin bir organizasyonel alışkanlık haline getirilmesi bir liderlik yetkinliği olarak yöneticilere kazandırılması önemlidir.

Haritalanmış bilgiden önemli çıkarımlar yapılabilir. Örneğin karar verme aşamasında sistematik olarak araçların ve yetkinliklerin kullanılması belirgin bilgiyi sürdürülebilir olarak elde tutma anlamında önemlidir. Aksi olarak, karar süreçlerinde deneyime ve özel yeteneklere dayanılması bir uyarı işaretidir. Bu durum örtük bilginin dokümante edilmesini zorlaştırırken, rasyonel karar alma süreçlerini olumsuz etkileyecektir. Bugünün dünyasında araçlara ulaşmak kolayken, deneyim ve yetkinlikleri elde etmek maliyetlidir. Höristikler karar vermede kısa yollu, pratik yaklaşımlar olarak işe ancak profesyonellerin ellerinde yarayabilir. Bir organizasyonun araçlar-yetkinlikler-höristikler-deneyimler ve doğal yeteneklerinin tümü haritalanarak bir araya getirilmeli, düzenli güncellenmeli ve hatırlanması kolay öğrenme hikayeleri oluşturarak belirgin bilgi kaynakları haline dönüştürülmelidir.   
 

13.02.2021